Die Kraft einer getuschten Unterschrift hat mit der Zeit nicht abgenommen; sie hat lediglich ihre Form in eine professionelle E-Mail Signatur geändert. Sie kann die primäre Identität für Ihre Marke sein und den Empfänger darüber informieren, wer Sie sind, welche Organisation Sie vertreten, welche Funktion Sie innerhalb dieser Organisation haben und vieles mehr.
Wenn es um die Erstellung professioneller E-Mails geht, machen sich Vermarkter Gedanken über Betreffzeilen, Überschriften, Bildmaterial und Aktionsaufrufe, lassen aber E-Mail Signatur völlig außer Acht. Dieses bemerkenswerte Tool ist nicht nur ein Hygieneaspekt - es ist unerlässlich.
Die wichtigsten Erkenntnisse:
- E-Mail-Signaturen sind eine Gelegenheit, Ihre Marke in jeder von Ihnen gesendeten E-Mail zu vermarkten.
- Stellen Sie Ihre Rolle und Ihre Bezeichnung in den Vordergrund und nicht Ihre Auszeichnungen, um sich nicht zu profilieren.
- Ihr Name, Ihr Firmenname und Ihr Logodesign sind die wichtigsten Aspekte Ihrer E-Mail Signatur. Zeigen Sie sie mit Stolz!
- Ziehen Sie einen E-Mail Signatur Maker in Erwägung, um die Hürden bei der Erstellung eines eigenen Designs zu umgehen.
- Beschränken Sie sich auf höchstens zwei Farben, um ein stilvolles Design beizubehalten, das den Betrachter nicht überwältigt.
Wie man ein professionelles E-Mail Signatur erstellt: 15 Tipps zur Perfektion
Dank der Weiterentwicklung von E-Mail-Servern in den letzten Jahren kann Ihre E-Mail Signatur viel mehr bieten als nur eine Abmeldung und Ihren Namen. Hier sind einige der besten Praktiken für die Erstellung einer E-Mail Signatur:
1. Wissen Sie, als wer Sie in Erinnerung bleiben wollen
Geben Sie Ihren vollständigen Namen ein. Es ist besser, zweite Vornamen zu vermeiden, wenn sie lang sind und unnötige Identifikatoren darstellen. Wenn Sie ein Künstler sind und einen Alias- oder Künstlernamen haben, können Sie diesen zwischen Ihrem Vor- und Nachnamen einfügen.
2. Geben Sie Ihre Bezeichnung und nicht Ihre Auszeichnungen ein
In den meisten Fällen ist das ganz einfach. Geben Sie die Bezeichnung an, die Sie in Bezug auf die E-Mail innehaben, und die Organisation, an die die E-Mail gesendet wird. Vermeiden Sie unnötige Akkreditierungen und Titel.
3. Fügen Sie Ihren Firmennamen und Ihr Logo ein
Schreiben Sie Ihren Firmennamen vollständig. Achten Sie bei der Verwendung Ihres Logodesigns darauf, dass es sich um eine kleinere Datei handelt (vorzugsweise unter 50 kB), damit es schneller heruntergeladen werden kann. Testen Sie es, um sicherzustellen, dass es nicht verzerrt oder verpixelt ist.
4. Verwenden Sie einen E-Mail Signatur Hersteller
Wie wäre es, wenn Sie sich die Mühe machen könnten, eine professionelle E-Mail Signatur selbst zusammenzustellen, und diese automatisch und ohne großen Aufwand für Sie erstellt wird? Genau das ist es, was ein E-Mail Signatur maker für Sie tut.
LOGO.com E-Mail Signatur ist ein benutzerfreundliches Tool, mit dem Sie automatische E-Mail-Signaturen erstellen und diese sofort in Ihr Gmail-Konto kopieren können. Sie können sogar aus verschiedenen Vorlagen wählen, um diejenige zu finden, die Ihnen am meisten zusagt.
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5. Halten Sie Ihre Kontaktinformationen kurz
Am besten vermeiden Sie mehrere Telefonnummern. Verwenden Sie nach Möglichkeit nur eine geschäftliche Telefonnummer. Wenn Sie nur an Ihrem Arbeitsplatz erreichbar sein wollen, fügen Sie Ihre Festnetznummer hinzu. Fügen Sie Ihre Faxnummer nur hinzu, wenn es unbedingt notwendig ist.
6. Kreuzen Sie alle Ihre gesetzlichen Verpflichtungen an
In einigen Ländern und Unternehmen sind Fußnoten in E-Mail-Signaturen vorgeschrieben, z. B. Datenschutz- und Vertraulichkeitsklauseln, um den Missbrauch der wertvollen Daten und des geistigen Eigentums Ihres Unternehmens zu verhindern.
7. Teilen Sie Ihre wertvollsten Informationen
Vielleicht haben Sie sich inzwischen dazu inspirieren lassen, Ihr Herz auszuschütten und Ihre E-Mail Signatur zum Mittelpunkt aller Berührungspunkte Ihres Unternehmens zu machen. Hören Sie genau hier auf. Fügen Sie Informationen hinzu, die für Ihre Kommunikation und die Art des Geschäfts von großem Wert sind.
8. Ein auffälliges und ansprechendes Design
Die Erstellung eines professionellen E-Mail Signatur erfordert ein gewisses Maß an künstlerischer Gestaltung. Wenn Sie Ihr Foto, Ihr Logo, Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, die Links zu den sozialen Medien usw. in einem ästhetischen Design unterbringen wollen, arbeiten Sie am besten mit einem Designer zusammen, denn Sie werden noch einige Zeit damit zu tun haben.
9. Ausrichten auf Ihre Markenpersönlichkeit
Wenn Sie ein Finanzberater sind, möchten Sie Ihre E-Mail Signatur in einem seriösen Bereich halten. Wenn Sie ein Unternehmen für Kindergärten sind, wollen Sie witzig und doch intelligent wirken. Bleiben Sie bei der Gestaltung Ihres professionellen E-Mail Signatur bei Ihrer Markenpersönlichkeit.
10. Mobilfähig machen
Über 65 % der E-Mails werden auf mobilen Geräten geöffnet. Dies ist ein ausreichender Beweis dafür, dass Sie Ihre E-Mail-Signaturen sowohl für Desktop- als auch für mobile Plattformen anpassen sollten.
11. Lesbare Schriftarten verwenden
Übertreiben Sie es nicht mit den verwendeten Schriftarten, auch wenn Sie eine Spaßmarke sind. Es macht keinen Sinn, so ausgefallen zu sein, dass Ihr Kunde Ihre Telefonnummer nicht lesen kann, um Sie zu kontaktieren.
12. Ordnen Sie den Teilen Ihrer Unterschrift eine Hierarchie zu
Was ist das erste, was der Empfänger sehen soll? Die Antwort darauf ist fast immer die gleiche: Ihr Name. Was ist die zweitwichtigste Sache? Und an dritter Stelle? Indem Sie den Hierarchiestil verwenden, können Sie sicherstellen, dass Ihre Informationen so aufgenommen werden, wie Sie es beabsichtigen.
13. Farbe versus Schwarz-Weiß
Diese Entscheidung ist recht einfach zu treffen. Die Antwort liegt in der Art des Images, das Sie vermitteln wollen. Je nachdem, welcher Branche Sie angehören, sollten Sie sich für das eine oder das andere entscheiden. Finanz-, Pharma-, Rechts- oder Beratungsdienste bevorzugen schwarz-weiße oder zweifarbige E-Mail Signatur Designs.
14. Heimwerken
Wenn Sie Ihre E-Mail Signatur mit HTML gestalten wollen, dann probieren Sie die einfachen Techniken aus, die hier erklärt werden.
15. Nicht zu kompliziert machen
Es könnte überwältigend sein, dies zu erfahren, nachdem man alle Möglichkeiten kennengelernt hat. Es ist jedoch besser, Ihre Unterschrift einfach zu halten. Halten Sie die Abstände zwischen den Abschnitten ein und lassen Sie negative Leerzeichen, damit die Dinge nicht verkrampft aussehen.
Gute Beispiele dafür, wie man eine professionelle E-Mail Signatur
Hier sind einige beeindruckende E-Mail-Signaturen in der Art, wie sie das erfassen, was sie brauchen.
Inspiriert von einer Vorlage aus Envato Elements, hat diese übersichtliche Signatur alles, was für einen Grafikdesigner wichtig ist. Beachten Sie das Vorhandensein von nur einer Kontaktnummer.
Auch Unterschriften mit wortreichen rechtlichen Vorgaben und Haftungsausschlüssen können vorzeigbar sein. Beachten Sie, dass die verwendeten Schriftarten heller sind, während die Bezeichnung das einzige Wort in einer farbigen Schrift ist.
Minimalismus ist auch gut. Wenn Sie nicht zu viel hineinpacken wollen, aber eine aussagekräftige Aufforderung zum Handeln haben, könnte das genau das Richtige für Sie sein.
In manchen Fällen kann ein professionelles E-Mail Signatur auch ein Einblick in Ihr Portfolio sein. Übertreiben Sie es jedoch nicht mit den Bildern, vor allem wenn Sie über mehrere E-Mails mit Ihren Empfängern korrespondieren, da die Betrachtung desselben Bildes zu visueller Ermüdung führen kann.
Sie können Ihrem Empfänger auch auf einzigartige Weise einen Mehrwert bieten, indem Sie eine Infografik einfügen, die sich auf Ihre Branche oder Ihr Interessengebiet bezieht. Sie bietet Ihrem Leser einen großartigen Einblick in Ihre Psyche.
Die Anatomie eines Profis E-Mail Signatur
Es gibt eine schwindelerregende Anzahl von Dingen, die Sie Ihrem E-Mail Signatur hinzufügen können. Aber dann müssen Sie bedenken, wie schwindelerregend es für den Empfänger wäre, eine Karte zu erhalten, in der alles enthalten ist.
Eine ordnungsgemäße E-Mail Signatur sollte Folgendes enthalten:
- Vorname und Nachname
- Abteilung und Titel
- Telefonnummer undE-Mail-Adresse des Unternehmens
- Firmenname und Logo
- Adresse des Unternehmens
- Icons für soziale Medien, die zu offiziellen Unternehmensprofilen führen
- Haftungsausschluss
Nicht jeder braucht alle möglichen Details in einem professionellen E-Mail Signatur. Manche Menschen bevorzugen ein eher minimalistisches Design, das nur wenige Informationen enthält, aber dafür umso interessanter ist. Unabhängig davon gibt es einige Tipps, die Sie unbedingt beachten sollten, wenn Sie ein solches Design erstellen.
Ihr persönliches Bild und Logo einfügen
Ihr Empfänger sieht Sie nicht persönlich, und es ist sehr wahrscheinlich, dass er Sie noch nie gesehen hat. Das Hinzufügen eines Bildes von Ihnen zu Ihrer E-Mail Signatur kann Wunder bewirken. Es lässt Sie vertrauenswürdiger erscheinen und hilft der anderen Partei, dem Namen ein Gesicht zuzuordnen. Ihr Firmen- oder persönliches Logo ist ebenso wichtig.
Sobald Sie diese visuellen Elemente hinzugefügt haben, müssen Sie sie testen, indem Sie eine E-Mail an einen externen Empfänger senden, um zu prüfen, ob sie verpixelt oder verzerrt sind. Sie wollen doch nicht, dass Ihr Gesicht oder die Identität Ihres Unternehmens falsch dargestellt wird, oder?
💡Tipp: Selfies sind ein absolutes Tabu.
Fügen Sie Ihre sozialen Medienkanäle hinzu
Das Hinzufügen von Links zu Ihren Social-Media-Kanälen hilft Ihrem Empfänger, Sie besser kennenzulernen und Ihnen mehr zu vertrauen. Wenn Sie eine Organisation sind, dann fügen Sie Links zu den Social-Media-Kanälen Ihres Unternehmens in die Signatur ein. Wenn Sie eine Einzelperson sind, dann fügen Sie Ihre persönlichen Links hinzu.
Sie können einfach die Icons der sozialen Kanäle hinzufügen und sie mit Ihren persönlichen Handles verlinken. Achten Sie darauf, dass die sozialen Kanäle, die Sie verlinken, aktiv sind und relevante Inhalte bieten, um Ihre Marke zu etablieren.
Verwenden Sie einen Aufruf zum Handeln (CTA)
Ihre E-Mail könnte einen eigenen Aufruf zum Handeln enthalten, aber gibt es ein größeres Ziel, das Sie Ihrer Zielgruppe mit auf den Weg geben wollen? Ihre E-Mail Signatur bietet Ihnen eine hervorragende Gelegenheit, eine interessante Handlungsaufforderung unterzubringen.
Dies kann Ihren Marketingbemühungen einen erheblichen Auftrieb verleihen und Leads direkt von Ihrer E-Mail-Kampagne ableiten. Es wird jedoch empfohlen, Ihre E-Mail Signatur nicht mit Links zu jeder Ihrer Marketingkampagnen zu überladen.
Kaltes E-Mailing + Ihr Unternehmen E-Mail Signatur = mehr Konversionen
Bei der Suche nach Leads auf noch nicht erforschten Wegen müssen Sie damit rechnen, dass Ihre Empfänger anspruchsvoller sind. Kaltes E-Mailing hat seine Nachteile, aber es bringt auch eine Menge neuer Kunden, wenn es Ihnen gelingt, Vertrauen aufzubauen. Hier kann ein professioneller E-Mail Signatur die Arbeit für Sie erledigen.
Erstens positioniert es Sie als eine Person oder ein Unternehmen, das seriös und professionell genug ist, um ein Logo, eine Kontaktadresse und vielleicht sogar soziale Links zu haben, über die Sie bereits mit anderen Kunden in Kontakt sind.
Wenn Sie Ihr persönliches Bild hinzufügen, wird dieses Vertrauen noch gestärkt. Die Option mehrerer Kontaktlinks gibt dem Empfänger die Möglichkeit, Sie über einen Kontaktpunkt zu erreichen, mit dem er zufrieden ist.
Warum brauchen Sie einen professionellen E-Mail Signatur?
So wie eine E-Mail Ihre physische mündliche Kommunikation mit dem Empfänger ersetzt, so ersetzt eine professionelle E-Mail Signatur Ihre Visitenkarte. Sie sind digital und daher einfacher zu nutzen, da Sie Links und weitere wichtige Informationen darin unterbringen können.
Sie sind sicher nicht der Einzige, der sich fragt, was der Hype um die Erstellung professioneller E-Mail-Signaturen soll, wenn Sie sich mit einer halbwegs anständigen Unterschrift, Ihrem Namen und Ihrer geschäftlichen Telefonnummer begnügen können. Eine gut gestaltete Signatur sorgt dafür, dass Ihr Empfänger Sie ernster nimmt. Sie wirkt professionell und kann für den Leser eine Möglichkeit sein, mehr über Sie und Ihr Unternehmen zu erfahren.
Häufig gestellte Fragen: 3 häufig gestellte Fragen zu professionellen E-Mail-Signaturen
Welche Fragen werden häufig gestellt, wenn es um die Erstellung einer professionellen E-Mail Signatur geht? Mit diesen drei FAQs erhalten Sie Antworten auf Ihre Fragen.
1. Sollte meine E-Mail in meinem E-Mail Signatur stehen?
Einige Leute glauben, dass die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse in Ihrer E-Mail Signatur unnötig ist. E-Mail-Signaturen sind jedoch eine Möglichkeit, Ihre Kontaktinformationen weiterzugeben. Sie funktionieren ähnlich wie Visitenkarten. Deshalb sollten sie jede Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit Ihnen bieten. Das Einfügen einer E-Mail-Adresse zeigt, dass E-Mail eine übliche oder Standardmethode ist, um mit Ihnen in Kontakt zu treten.
2. Wie sieht eine professionelle Unterschrift aus?
Professionelle E-Mail-Signaturen sind ähnlich wie digitale Visitenkarten , die am Ende von E-Mails angehängt werden. Sie enthalten normalerweise Ihren vollständigen Namen, Geschäftsinformationen und Kontaktinformationen. Für Marketing- und andere Geschäftszwecke können E-Mail-Absender auch interaktivere Komponenten wie Fotos, Logos oder sogar Links einfügen.
3. Welche Farbe sollte meine E-Mail Signatur haben?
Schwarz und Weiß mit einem Spritzer Farbe. Weiß steht für Reinheit, Vollkommenheit und Sicherheit. Die Farbe Schwarz steht für Macht und Autorität. Diese beiden Grundfarben ergeben eine schöne Kombination, die weithin anerkannt ist und für jede E-Mail Signatur benötigt wird. Und ein bisschen Farbe kann nie schaden! Wenn Sie Markenfarben haben, sollten Sie sie unbedingt in Ihrem E-Mail Signatur verwenden.
Erstellen Sie eine E-Mail Signatur , die perfekt zu Ihnen passt
Wer sagt denn, dass mehr Auswahl die Dinge einfacher macht? Wenn Sie Ihr professionelles E-Mail Signatur erstellen, sollten Sie nur Platz für die Elemente reservieren, die für Sie und Ihr Unternehmen wichtig sind.
